Compras
Para solicitar a compra de material de consumo, deve-se inicialmente verificar se é o caso de uma dispensa ou de uma inexigibilidade de licitação.
Dispensa: o item solicitado é vendido normalmente no mercado, ou seja, mais de uma empresa é capaz de atender à demanda. Exemplos: plásticos, vidrarias, luvas, meios de cultura, etc. Serão necessários no mínimo três orçamentos de empresas distintas para cada item solicitado.
Inexigibilidade: é um caso específico, mais difícil de acontecer, em que apenas uma empresa comercializa o item, mediante exclusividade comprovada. Atenção: a dificuldade em se conseguir orçamentos não é justificativa para encaixar a compra em uma inexigibilidade de licitação. Para orientações a esta modalidade de compra, clique aqui.
Orientações gerais:
Os recursos do PROAP não podem ser utilizados para comprar material permanente. Somente os recursos da Direção do Centro podem ser empregados para este fim.
Não é possível comprar itens via dispensa e inexigibilidade num mesmo pedido de compras. Neste caso, deverão ser montados processos separados.
A seguir, seguem os documentos e procedimentos necessários para a compra de materiais por dispensa de licitação:
Orientações para dispensa de licitação
1º Passo: Verificar se o item desejado consta no Catálogo de Materiais da UFSC. O código a ser inserido no formulário é o que inicia com 099.
Caso o item não esteja catalogado, o solicitante deverá solicitar a catalogação à Secretaria Integrada, através do envio por e-mail da descrição completa do item (nome, características, forma de apresentação, unidade de medida, etc.). Somente após todos os itens estarem catalogados é que se deve passar para o próximo passo.
2º Passo: Enviar os seguintes arquivos ao e-mail financeiro.sipg@contato.ufsc.br (um único e-mail contendo todos os arquivos separadamente):
1. Documento de Formalização da Demanda, com as informações indicadas no modelo;
2. Estudos Técnicos Preliminares (ETP);
Documento relatando diversas especificidades da compra, conforme modelo;
O Termo de Referência (TR) precisa ser preenchido com as especificações do material a ser adquirido além de outras informações essenciais (por exemplo, prazo para entrega, conforme condições apresentadas no orçamento e endereço para entrega). O TR precisará ser preenchido em todas as hipóteses de dispensa.
Caso necessário, apresentar a tabela do item 1.1 em separado, em arquivo no formato .docx.
4. Declaração para uso em Pesquisa Científica;
Quando a aquisição for para possibilitar a realização de um projeto de pesquisa, é necessário que haja no pedido:
- Projeto de Pesquisa para o qual os materiais solicitados serão necessários, todos eles listados no processo. O projeto deve estar vinculado a algum aluno de mestrado, doutorado ou pós-doutorado do PPG, assinado pelo orientador e incluir, necessariamente, os produtos a serem comprados (grifar em amarelo no projeto ou inserir uma tabela destacando os itens). O arquivo deve estar em PDF.
- Documento de aprovação do projeto de pesquisa ao qual o(s) bem(s) será(ão) alocado(s), emitido pela autoridade competente (por exemplo: termo de outorga do CNPq, print do SIGPEX etc.)
5. Orçamentos (Painel de Preços do Governo Federal; orçamentos formais; orçamentos obtidos in loco ou orçamentos obtidos via Internet);
O DCOM mantém uma página com orientações para obtenção de orçamentos válidos. Com exceção do caso de fornecedor exclusivo, cada item do pedido de compras deverá contemplar, no mínimo, três orçamentos de fornecedores distintos. Cada um desses orçamentos deverá conter, além do valor estimado para o item, preferencialmente, os seguintes dados:
- Razão Social do fornecedor;
- CNPJ;
- Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
- Contato da empresa (telefone, responsável e e-mail);
- Data de emissão;
- Validade da proposta;
- Carimbo;
- Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.);
- Frete pago (CIF);
- Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
- Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.
6. E-mails que comprovem a solicitação e o recebimento de orçamentos formais obtidos;
7. Relatório de Pesquisa de Preços;
Documento relatando os procedimentos adotados para a obtenção do orçamento. Deve conter a data em que o orçamento foi solicitado ao fornecedor, o caminho seguido para obtê-lo, etc. O arquivo deve ser enviado em formato .doc e não precisa ser assinado neste primeiro momento.
8. Certidões negativas;
A única certidão negativa que fica a cargo do solicitante é a “certidão negativa de que a contratada não emprega menor de 18 anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre, tampouco menores de 16 anos, exceto aprendiz a partir dos 14 anos”. Esta certidão deve ser solicitada pelo professor/aluno diretamente à empresa que forneceu o orçamento. Não há um modelo pronto, portanto a própria empresa deverá confeccionar e assinar uma declaração com os dados básicos da empresa e utilizar os termos citados acima para que a certidão seja válida.
