Equipe e atribuições
Histórico da SIPG no CCB
O modelo de secretaria integrada foi implementado no CCB no ano de 2012, em resposta à carência de servidores técnico-administrativos que pudessem prestar apoio de forma exclusiva a apenas um programa de pós-graduação. Diante da impossibilidade de cada PPG do CCB contar com um secretário, decidiu-se por uma estrutura administrativa mais enxuta, na qual diferentes servidores compartilhariam a responsabilidade pelas atividades administrativas de um número de PPGs comparativamente maior em relação aos cargos de TAE preenchidos.
À época de sua implementação, o modelo foi considerado inovador no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina, tendo se mostrado decisivo para a gestão da pós-graduação diante do aumento do número de programas de pós-graduação no CCB, que passou de 6 para 11, entre 2012 e 2019.
Conforme o atual Regimento do Centro de Ciências Biológicas, a SIPG é definida como órgão auxiliar da administração. Compete à SIPG dar suporte e assistência às atividades de ensino, pesquisa, extensão da pós-graduação do CCB.
A SIPG conta, atualmente, com cinco servidores Técnico-Administrativos em Educação. Os atuais servidores da SIPG são listados no quadro a seguir:
Servidores da SIPG
| Atividade | Servidor | Contatos |
|---|---|---|
| Coordenação Administrativa | André Luis Baumhardt Zuliani | coordenacao.sipg@contato.ufsc.br (48) 3721-2713 |
| Acadêmico | Kleyton Adailton Steinbach | academico.sipg@contato.ufsc.br (48) 3721-2715 |
| Administrativo | Jean de Mesquita Silva | administrativo.sipg@contato.ufsc.br (48) 3721-2714 |
| Financeiro | Gisele dos Santos | financeiro.sipg@contato.ufsc.br (48) 3721-2711 |
| Documentos | Eduardo Machado Schiller | documentos.sipg@contato.ufsc.br (48) 3721-2712 |
Para garantir a continuidade do atendimento, cada servidor da SIPG é responsável por um dos cinco serviços da Secretaria (Coordenação, Financeiro, Acadêmico, Administrativo e Documentos) e tema incumbência de cobrir ausências dos responsáveis por outras duas atividades, conforme descrito no quadro seguinte:
Responsabilidades por substituições em faltas e ausências
| Serviço principal | Substituto prioritário | Substituto eventual |
| Coordenação | Acadêmico | Documentos |
| Acadêmico | Documentos | Administrativo |
| Administrativo | Coordenação | Acadêmico |
| Documentos | Administrativo | Coordenação |
| Financeiro | Administrativo | Coordenação |
Atividades desenvolvidas:
A SIPG está organizada em cinco grandes grupos de atividades, dentre as quais as tarefas se distribuem: Financeiro, Documentos, Acadêmico, Administrativo e Coordenação. Os servidores se dividem na execução destas atividades, não deixando de atuar de forma integrada em atividades gerais relacionadas ao seu público, como por exemplo:
- Atendimento a discentes, docentes e comunidade;
- Entrega de diplomas e de documentação para bancas de qualificação e de defesa de dissertação.
- Emissão de atestados de matrícula e de declarações de natureza diversa;
- Recebimento de documentos para apreciação pelos colegiados;
- Divulgações de atividades;
- Publicações nos sítios eletrônicos dos PPGs e da SIPG;
- Pedidos de manutenção das salas de aula da pós-graduação; e
- Outras atividades ad hoc.
As atividades específicas desempenhadas por cada área da SIPG/CCB abrangem:
Coordenadoria Administrativa:
Atividades mandatórias da chefia do setor e atividades relacionadas à gestão dos PPGs.
Clique para conhecer as atribuições- Elaboração de convocações para reuniões de colegiado e organização dos documentos correspondentes;
- Participação nas reuniões de colegiado e registro das atas destas reuniões;
- Emissão de Portarias para comissões;
- Emissão de Ofícios;
- Eleições a cargos administrativos (Coordenador e Subcoordenador dos PPGs);
- Acompanhamento de estágio probatório de novos servidores;
- Avaliação de desempenho dos TAEs da SIPG;
- Publicação de editais de seleção interna de candidatos a doutorado sanduíche (PDSE).
- Acompanhamento, em conjunto com a Comissão Setorial de Controle Social, da frequência e assiduidade dos servidores da SIPG;
- Cadastro e gerenciamento de estágios não-obrigatórios;
Financeiro:
Gestão dos recursos financeiros dos Programas e controle e registros de bolsas de estudos.
Clique para conhecer as atribuições- Implementação e controle das bolsas CAPES-DS e CNPQ;
- Controle e planejamento da utilização dos recursos PROAP dos PPG;
- Pedidos de reembolso aos alunos que participaram de congressos e eventos;
- Compra de passagens e pagamentos de diárias aos docentes dos PPG e aos professores visitantes;
- Prestação de contas das viagens realizadas com recursos PROAP;
- Catalogação para itens de compra;
- Compra de materiais para laboratório via dispensa e inexigibilidade de licitação;
- Solicitação de empenho para inscrição de professores em eventos nacionais e internacionais;
- Pedidos de publicação de artigos nacionais e internacionais;
- Solicitações de transporte para viagens de estudo.
Acadêmico:
Processos e registros acadêmicos e suporte aos discentes.
Clique para conhecer as atribuições- Cadastro de disciplinas ofertadas pelos programas de pós-graduação do CCB;
- Matrícula de discentes nas disciplinas;
- Matrícula de alunos de disciplinas isoladas da pós-graduação;
- Cadastro de coorientadores/orientadores no CAPG;
- Registro de certificados de proficiências em língua estrangeira dos discentes;
- Cadastro de situações especiais dos discentes (prorrogação, trancamento e outros)Cadastro de validações de créditos dos discentes;
- Atualização de informações na Plataforma Sucupira.
Documentos:
Atividades relacionadas à organização de processos de defesa e de titulação e emissão de documentos acadêmicos.
Clique para conhecer as atribuições- Elaboração de documentos para bancas de mestrado, qualificação e doutorado;
- Monitoramento das atividades pertinentes às bancas;
- Cadastro no CAPG das teses/dissertações;
- Atualização de informações na Plataforma Sucupira;
- Registro e acompanhamento de processos para emissão de diplomas;
- Emissão de atestados de frequência;
- Elaboração de declarações para alunos e Professores (progressão);
- Gestão do patrimônio da Secretaria e da pós-graduação;
Administrativo:
Atividades de gestão de processos seletivos, registros de docentes, estágios de pesquisa, comunicação e suporte geral.
Clique para conhecer as atribuições- Revisão dos editais de processos seletivos de alunos regulares nos cursos de pós-graduação e publicação dos documentos correspondentes;
- Credenciamento, recredenciamento e descredenciamento de docentes nos programas de pós-graduação, elaborando os processos para adequação do vínculo de docentes e pesquisadores não integrantes do quadro de pessoal docente efetivo da UFSC (serviço voluntário, acordos de cooperação técnica);
- Reserva das salas sob a responsabilidade da SIPG do CCB;
- Acompanhamento dos e-mails dos programas e do e-mail da secretaria;
- Registro e acompanhamento de processos para a representação discente nos colegiados dos programas de pós-graduação;
- Gerenciamento dos processos de matrícula no estágio pós-mestrado e estágio pós-doutoral;
